Responsable administratif & financier

Responsable administratif & financier

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oct. 15 2021

Pour cause de départ à la retraite, les Rotondes recrutent leur Responsable administratif & financier, CDI à temps plein.

Placé·e sous l’autorité de la direction et en accord avec les missions des Rotondes, le/la responsable administratif et financier est en charge de la gestion administrative et financière avec l’accent sur la gestion des ressources humaines de la structure.

Missions

Administration

  • assurer l’assistance et le secrétariat de la direction ;
  • gérer les fichiers de l’a.s.b.l. (constitution, nouvelles inscriptions, mise à jour des registres légaux, etc.), les formulaires officiels, les demandes de l’État ou de la Ville ;
  • participer aux réunions du Directoire, du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale et contribuer à leur préparation ;
  • garantir la gestion administrative (assurances, contrats, matériel bureautique, etc.) ;
  • centraliser et s’occuper de l’archivage et de la bonne tenue administrative des dossiers imprimés et électroniques ;
  • garantir la conformité comptable, financière et sociale avec la loi de la structure ; 
  • soutenir le directeur dans toute tâche nécessaire au bon fonctionnement de l’a.s.b.l. et de ses activités.

Gestion des ressources humaines

  • gérer l’ensemble des tâches administratives relatives aux ressources humaines ;
  • assurer le lien et les échanges avec la société externe mandatée pour l’exécution du secrétariat général et du payroll de l’a.s.b.l. ;
  • s’occuper de la mise en œuvre et du respect des normes du règlement d’ordre intérieur concernant notamment le temps de travail du personnel et l’horaire mobile ;
  • assister le directeur dans toutes les phases liées aux procédures de recrutement, au développement des carrières et à la formation ;
  • contribuer à la cohésion sociale au sein de l’a.s.b.l., ainsi qu’au maintien de l’esprit d’équipe et du dialogue parmi le personnel.

Finances

  • assister le directeur dans l’élaboration des budgets et des plannings budgétaires ;
  • suivre la situation de la trésorerie et assurer la relation avec les banques ;
  • assurer le maintien des systèmes de contrôle interne et le respect des règles concernant les engagements financiers ;
  • garantir le bon fonctionnement de toutes les tâches liées à la comptabilité : facturation, vérification des règlements aux fournisseurs et prestataires, paiements, contrôle de la trésorerie et des caisses, préparation des pièces comptables, etc. ;
  • présenter les états financiers annuels au Conseil d’administration et assurer le lien avec le cabinet comptable et les réviseurs d’entreprise.

Profil

  • formation bac+3 minimum en gestion administrative et commerciale ou équivalent ; expérience dans le domaine des ressources humaines ;
  • première expérience souhaitée sur un poste similaire ;
  • la connaissance du secteur culturel luxembourgeois et un intérêt pour le monde artistique et socioculturel est considéré comme un plus ;
  • aisance au niveau des relations interpersonnelles et capacité à travailler de manière collaborative ;
  • rigueur, sens des responsabilités et des priorités, flexibilité ;
  • maîtrise parfaite d’Excel et des outils informatiques ;
  • maîtrise du français, le luxembourgeois est considéré comme un plus.

Date d’entrée prévue : 1er février 2022 ou à convenir.

Les candidatures avec lettre de motivation, CV et preuves des formations requises (certificats, diplômes) sont à adresser par courrier pour le 12 novembre 2021 au plus tard à :

Rotondes a.s.b.l.
Monsieur le Président
BP 2470
L-1024 Luxembourg

Ne seront considérées que les candidatures répondant au profil requis.

Les informations reçues seront traitées de manière confidentielle et dans le cadre du RGPD.

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