Responsable administratif & financier
Pour cause de départ à la retraite, les Rotondes recrutent leur Responsable administratif & financier, CDI à temps plein.
Placé·e sous l’autorité de la direction et en accord avec les missions des Rotondes, le/la responsable administratif et financier est en charge de la gestion administrative et financière avec l’accent sur la gestion des ressources humaines de la structure.
Missions
Administration
- assurer l’assistance et le secrétariat de la direction ;
- gérer les fichiers de l’a.s.b.l. (constitution, nouvelles inscriptions, mise à jour des registres légaux, etc.), les formulaires officiels, les demandes de l’État ou de la Ville ;
- participer aux réunions du Directoire, du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale et contribuer à leur préparation ;
- garantir la gestion administrative (assurances, contrats, matériel bureautique, etc.) ;
- centraliser et s’occuper de l’archivage et de la bonne tenue administrative des dossiers imprimés et électroniques ;
- garantir la conformité comptable, financière et sociale avec la loi de la structure ;
- soutenir le directeur dans toute tâche nécessaire au bon fonctionnement de l’a.s.b.l. et de ses activités.
Gestion des ressources humaines
- gérer l’ensemble des tâches administratives relatives aux ressources humaines ;
- assurer le lien et les échanges avec la société externe mandatée pour l’exécution du secrétariat général et du payroll de l’a.s.b.l. ;
- s’occuper de la mise en œuvre et du respect des normes du règlement d’ordre intérieur concernant notamment le temps de travail du personnel et l’horaire mobile ;
- assister le directeur dans toutes les phases liées aux procédures de recrutement, au développement des carrières et à la formation ;
- contribuer à la cohésion sociale au sein de l’a.s.b.l., ainsi qu’au maintien de l’esprit d’équipe et du dialogue parmi le personnel.
Finances
- assister le directeur dans l’élaboration des budgets et des plannings budgétaires ;
- suivre la situation de la trésorerie et assurer la relation avec les banques ;
- assurer le maintien des systèmes de contrôle interne et le respect des règles concernant les engagements financiers ;
- garantir le bon fonctionnement de toutes les tâches liées à la comptabilité : facturation, vérification des règlements aux fournisseurs et prestataires, paiements, contrôle de la trésorerie et des caisses, préparation des pièces comptables, etc. ;
- présenter les états financiers annuels au Conseil d’administration et assurer le lien avec le cabinet comptable et les réviseurs d’entreprise.
Profil
- formation bac+3 minimum en gestion administrative et commerciale ou équivalent ; expérience dans le domaine des ressources humaines ;
- première expérience souhaitée sur un poste similaire ;
- la connaissance du secteur culturel luxembourgeois et un intérêt pour le monde artistique et socioculturel est considéré comme un plus ;
- aisance au niveau des relations interpersonnelles et capacité à travailler de manière collaborative ;
- rigueur, sens des responsabilités et des priorités, flexibilité ;
- maîtrise parfaite d’Excel et des outils informatiques ;
- maîtrise du français, le luxembourgeois est considéré comme un plus.
Date d’entrée prévue : 1er février 2022 ou à convenir.
Les candidatures avec lettre de motivation, CV et preuves des formations requises (certificats, diplômes) sont à adresser par courrier pour le 12 novembre 2021 au plus tard à :
Rotondes a.s.b.l.
Monsieur le Président
BP 2470
L-1024 Luxembourg
Ne seront considérées que les candidatures répondant au profil requis.
Les informations reçues seront traitées de manière confidentielle et dans le cadre du RGPD.
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