Assistant(e) de Direction / Secrétaire

Fiche de Poste

Assistant(e) de Direction / Secrétaire

(mi-temps)

Description de l’Établissement Public TROIS C-L | Maion pour la danse :

Parmi les acteurs du secteur chorégraphique au Luxembourg, le TROIS C-L est la structure de référence en matière de danse contemporaine sur le territoire. Il poursuit des missions multiples à l’échelle nationale :

pôle de soutien et de production artistique : Le TROIS C-L met en place différents programmes de soutien qui accompagnent les artistes chorégraphes durant leur processus de création à différents niveaux de carrière professionnelle.
structure de coordination de la danse contemporaine : Le TROIS C-L participe au développement des arts de la scène, à son attractivité et sa professionnalisation sur le territoire. Le but poursuivi est de développer un maillage culturel avec une programmation artistique exigeante et variée sur le territoire.
lieu de programmation et de présentation : Le 3 de chaque mois, le TROIS C-L organise le « 3 du TROIS », un évènement culturel hors cadre avec une programmation artistique pluridisciplinaire tentant de repenser ou questionner la société et l’art chorégraphique. Par ailleurs, les spectacles HOЯS CIЯCUITS visent à offrir une visibilité à des projets qui n’ont pas ou peu de partenaires au Luxembourg et/ou à présenter des projets hors cadre.
lieu de médiation culturelle et de sensibilisation : Lieu de médiation culturelle et de sensibilisation du grand public à la danse contemporaine sous ses formes les plus diverses, le TROIS C-L propose des ateliers de danse destinés au public amateur. C’est dans le but d’enrichir le regard du spectateur par des expériences de pratique artistique que se développe le programme MOVERS et ses différentes déclinaisons : Young MOVERS, Kids MOVERS, OPEN MOVERS, 55+ MOVERS, Abilities MOVERS. Cette mission de sensibilisation passe également par une action de médiation scolaire.
centre de formation continue reconnu, en proposant aux danseurs et chorégraphes professionnels un programme de qualité, dont des classes professionnelles quotidiennes, des Master Class et des formations spécifiques
plate-forme de promotion et de diffusion internationale, dont les moyens de mise en œuvre sont le travail en réseau, les coopérations internationales et les programmes d’échange de résidence artistique avec des structures partenaires en Europe et au-delà

Sous la hiérarchie de : Directeur administratif

Mission principale :

L'assistant(e) de direction / secrétaire assurera un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif de l'institution, en apportant un soutien à la direction administrative et en gérant plusieurs aspects de l’organisation quotidienne. Ce poste à mi-temps (20 heures par semaine) nécessitera des compétences organisationnelles et relationnelles solides, ainsi qu'une capacité à gérer des tâches variées avec rigueur.

Missions :

Rédaction et gestion des contrats :
- Rédaction des contrats d'engagement des artistes et des collaborateurs pour les événements culturels (concerts, spectacles, expositions, etc.).
- Rédaction des contrats de partenariat et de collaboration avec les partenaires externes (partenariats institutionnels, entreprises, sponsors, etc.).

Gestion des ressources humaines :
- Suivi des volumes horaires des salariés et collaborateurs via la plateforme RH.
- Préparation des récapitulatifs mensuels pour l’édition des salaires.

Archivage et conformité légale :
- Gestion des tâches d'archivage en conformité avec les nouvelles obligations légales édictées par le Ministère de la Culture, notamment pour les documents administratifs et contractuels.

Secrétariat général et réception :
- Tâches de secrétariat classique : gestion de l’agenda, prise de rendez-vous, rédaction de courriers, préparation de documents administratifs.
- Accueil des visiteurs, gestion des appels téléphoniques, gestion du courrier entrant et sortant.
- Gestion du Courrier
- Préparation des réunions, envoi des convocations, gestion des supports de réunion.

Tenue de projet :

Mise à jour le calendrier des tournée (excel tournée, map monde, calendrier commun)
Coordination du service de nettoyage
Réservation de salle

Compétences requises :

Organisation, rigueur et polyvalence dans la gestion des tâches administratives.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.) et des plateformes RH.
Bonnes compétences rédactionnelles et capacité à rédiger des documents administratifs et des contrats.
Excellentes compétences interpersonnelles et sens du service.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Maitrise lu et parlée du français et de l’anglais. La maitrise du luxembourgeois et/ou de l’allemand constitut un avantage.

Conditions :

Poste à mi-temps (20 heures par semaine, horaires 8h-12h du lundi au vendredi)
Prise de fonction dès que possible 2025.
Lieu de travail : TROIS C-L, 12 rue du Puits, L-2355 Luxembourg
Type de contrat : CDI
Rémunération selon profil, dans la grille de l’établissement public TROIS C-L | Maison pour la danse

Les candidatures avec lettre de motivation, CV et certificats/diplômes doivent être adressées par email à Mathis Junet, directeur administratif à l’adresse suivante : m.junet@danse.lu, au plus tard le 30 mars 2025.