un.e assistant.e de direction

un.e assistant.e de direction

mai. 13 2022

neimënster recherche :

un.e assistant.e de direction,

sous contrat CDI, à temps plein, avec entrée en service le 1er septembre 2022

Les missions de l’assistant.e de direction s’articulent autour des axes suivants :

GESTION DU SECRETARIAT DE LA DIRECTRICE

  • Gestion du courrier entrant et sortant de la directrice
  • Gestion de l’agenda de la directrice
  • Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques de la directrice, accueil des rendez-vous
  • Gestion des différents événements professionnels (réunions, déplacements externes, séminaires, conférences téléphoniques)
  • Rédaction des ordres du jour et de procès-verbaux des réunions internes
  • Organisation et archivage des documents importants
  • Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting).

GESTION DU SECRETARIAT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

  • Contrôler et assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers s’afférant à la mission de la directrice et du conseil d’administration
  • Rédaction de procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration.
  • Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe en rapport

COORDINATION DU PLANNING CULTUREL

  • Coordonner et gérer le planning des réservations culturelles en collaboration avec la Team Leader de l’équipe culturelle

DESCRIPTION DU PROFIL RECHERCHÉ

  • BAC+2 à BAC+3 en assistant.e de direction, gestion administrative, support action managériale etc. ou similaire avec une expérience prouvée dans le domaine recherché (minimum 3 ans)
  • Maîtrise des trois langues officielles du pays, connaissance de l’anglais souhaité
  • Connaissance des normes rédactionnelles et des techniques de prises de notes
  • Avoir un bon sens de l’organisation, de planification et de classement
  • Excellente maitrise des outils informatiques courants
  • Autonome, tout en conservant un esprit d’équipe
  • Disponible et flexible
  • Grand sens de la confidentialité, discrétion
  • Connaissance du secteur culturel et goût pour les arts et la culture

Veuillez adresser votre CV ainsi que votre lettre de motivation pour le 03 juin 2022 au plus tard par courriel à l’adresse suivante : candidature@neimenster.lu

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