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un.e  assistant.e administratif.ve sous contrat CDI, à temps plein

Les missions de l’assistant.e d’administratif.ve s’articulent autour des axes suivants :

REDACTION ET GESTION DES CONTRATS :

• Rédaction et suivi des contrats pour les évènements culturels (concerts, spectacles, expositions, résidences, etc.)
• Préparation et suivi des contrats administratifs ainsi que les conventions avec les partenaires externes
• Suivi des dossiers liés aux soumissions 

GESTION DU SECRETARIAT ADMINISTRATIF ET FINANCIER

• Gestion du courrier entrant et sortant du département administratif et financier
• Organisation d’événements et de réunions du département administratif et financier
• Rassemblement et mise en forme de statistiques et d’éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting)
• Achat et gestion des fournitures bureautiques 
• Suivi et support des processus administratifs et financiers (contact avec les prestataires externes, suivi des procédures, etc.)

AUTRES RESPONSABILITES

• Gestion des tâches d’archivages et d’inventaire en conformité avec la légalisation en vigueur
• Contribution à des projets digitaux administratifs (gestion des tickets, participation au développement de nouveaux outils administratifs et financiers, etc.)
• Diverses aides administratives et organisationnelles au département comptable

DESCRIPTION DU PROFIL RECHERCHÉ :

• BAC+2 à BAC+3 en gestion administrative, assistance juridique, support à l’action managériale etc. ou similaire avec une expérience prouvée dans le domaine recherché (minimum 3 ans)
• Très bonne maîtrise du français et anglais ; la connaissance du luxembourgeois et de l’allemand est appréciée
• Excellentes compétences rédactionnelles et capacité à rédiger des documents administratifs et des contrats
• Connaissances juridiques de base 
• Sens de l’organisation, rigueur et polyvalence dans la gestion des tâches administratives 
• Excellente maitrise des outils informatiques courants et intérêt pour les solutions digitales
• Capacité à travailler de manière autonome, tout en conservant un esprit d’équipe 
• Sens aigu de la confidentialité