neimënster recherche :

un.e  assistant.e de direction, sous contrat CDI, à temps plein

Les missions de l’assistant.e de direction s’articulent autour des axes suivants :

GESTION DU SECRETARIAT DE LA DIRECTRICE

• Gestion du courrier entrant et sortant de la directrice
• Gestion de l’agenda de la directrice
• Traitement des appels téléphoniques et accueil des rendez-vous
• Gestion des différents événements professionnels (réunions, déplacements externes, séminaires, conférences téléphoniques)
• Rédaction des ordres du jour et de procès-verbaux des réunions internes
• Organisation et archivage des documents importants

GESTION DU SECRETARIAT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

• Point de contact entre le Conseil d’Administration et les parties prenantes 
• Préparation et le suivi des dossiers s’afférant à la mission du conseil d’administration
• Rédaction des ordres du jour et des procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration
• Transmission des informations en interne et en externe 
• Suivi des échéances et actions décidées par le Conseil d’Administration

COORDINATION DU PLANNING CULTUREL 

• Coordination et gestion du planning des réservations culturelles en collaboration avec la Team Leader de l’équipe culturelle 
• Coordination du planning général de l’établissement et suivi de la bonne utilisation de l’outil digital de gestion des activités

DESCRIPTION DU PROFIL RECHERCHÉ :

• BAC+2 à BAC+3 en gestion des entreprises et administration, métiers de l’administration, support à l’action managériale, secrétariat de direction etc. ou similaire avec une expérience prouvée dans le domaine recherché (minimum 3 ans)
• Maîtrise des trois langues officielles du pays, connaissance de l’anglais souhaitée
• Sens aigu de la confidentialité, discrétion 
• Bonne maitrise rédactionnelle en langue française et des techniques de prises de notes
• Sens de l’organisation, de la planification et du classement 
• Excellente maitrise des outils informatiques courants
• Capacité à travailler de manière autonome, tout en conservant un esprit d’équipe 
• Connaissance du secteur culturel et goût pour les arts et la culture